Régulariser les charges locatives signifie que l’on compare le montant réel des charges récupérables au montant versé par le locataire au titre des charges provisionnelles. Si le montant réel des charges est supérieur au montant des provisions versées, le locataire doit payer le surplus au bailleur. A l’inverse, si le locataire a versé trop de provisions, le bailleur doit lui rembourser le trop perçu. Dans le même temps, le montant des charges provisionnelles versées par le locataire en même temps que son loyer est réajusté. Dans le cas d’un loyer payé mensuellement, il suffit de prendre le montant réel des charges et de le diviser par 12 afin de calculer le nouveau montant de la provision pour charges.
Régulariser les charges en location vide
Dans le cadre d’un bail d’habitation en location vide, la facturation des charges pour leur montant réel est obligatoire, à l’exception des locations à des colocataires où il est possible de convenir d’un forfait de charges (versement d’une somme pour les charges qui ne donne pas lieu à une régularisation).
Le bailleur devra une fois par an régulariser les charges en indiquant au locataire le montant réel des charges qui lui incombent et procéder à l’opération adéquate : facturation du supplément ou remboursement du trop versé. Le bailleur doit envoyer un décompte détaillé de la régularisation des charges indiquant le montant des charges par type de charge. Cet envoi doit se faire au moins un mois avant la date de la régularisation.
Le bailleur doit tenir à disposition du locataire tous les justificatifs de charges pendant un délai de six mois après l’envoi de la demande de régularisation. S’il est tenu de laisser le locataire venir consulter les justificatifs, il n’est en revanche pas tenu de lui envoyer une copie des différentes factures.
Il peut arriver pour diverses raisons qu’il se soit passé plus d’un an sans régularisation de charges. Dans ce cas, si la régularisation intervient trop tardivement (au delà de la fin de l’année civile suivant la date de leur exigibilité, le locataire pourra demander l’étalement du paiement du complément éventuel (sur 12 mois maximum).
En revanche, si le bailleur a laissé passer plus de trois ans, les suppléments éventuellement correspondants à ces charges ne seront plus exigibles car prescrites.
Régulariser les charges en location meublée
Alors qu’en location vide la provision sur charges avec régularisation annuelle est la règle, en location meublée c’est une option. En location meublée le propriétaire est libre d’opter pour le forfait de charges (sans régularisation, mais en général indexé sur l’IRL comme le loyer principal) ou d’opter pour des charges provisionnelles avec une régularisation annuelle.
Si le bailleur en meublé opte pour cette dernière solution, les démarches sont les mêmes qu’en location vide.
La régularisation des charges au départ du locataire
La régularisation des charges récupérables a lieu normalement une fois par an. Une régularisation des charges doit être faite également au départ du locataire.
Il arrive cependant que le bailleur ne soit pas en mesure de calculer la régularisation de charges au moment du départ du locataire. C’est le cas par exemple lorsque que le logement se situe au sein d’une copropriété. Dans ce cas, la plupart des charges réelles ne seront connues qu’à réception de l’arrêté des comptes annuels de la copropriété. Selon le moment où le locataire part, il peut ainsi se passer plusieurs mois avant que la bailleur aient toutes les informations nécessaire à l’établissement du décompte final des charges locatives. Aussi, dans cette situation le bailleur peut procéder à une retenue égale au maximum à 20% du montant du dépôt de garantie jusqu’à que tous les éléments de la régularisation de charges soient connus. A ce moment là, il devra adresser le solde du dépôt de garantie accompagné du détail de la régularisation de charges.
Jelouebien, le blog 
Quand un locataire part sans vouloir relever les compteurs et sans signer l’état des lieux !! Comment lui passer la note et le montant à payer ?
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Si le locataire refuse de réaliser l’état des lieux de sortie, vous pouvez faire réaliser l’état des lieux par un huissier de justice, dont la prestation sera partagée pour moitié entre vous et le locataire.
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